Современный мир изменился и диктует новые требования к общению, это касается и телефонного этикета. Несмотря на то, что появились мессенджеры и социальные сети, телефонный звонок, все же, остается самым быстрым способом коммуникации. Но помните, телефонный звонок – это вторжение в личное пространство, поэтому допустим только если все «горит». Меня зовут Анастасия Иванова, я – основательница Школы Современного этикета для Леди, предлагаю ознакомиться с основными правилами Телефонного этикета. Собеседник на другом конце провода мысленно рисует ваш портрет. Желаем, чтобы вы каждый день выглядели с лучшей стороны!

Азы культуры телефонного общения

✔️Вежливость

Умение правильно презентовать себя и приветствовать собеседника является основой делового этикета. Если вы совершаете звонок впервые, важно представиться, назвать контакты того, кто вам порекомендовал обратиться к человеку, и только тогда переходить к основному вопросу.

Уместнее приветствоваться согласно времени суток, например:

 - с 8:00 до 11:00 - "Доброе утро"

 - с 11:00 до 17:00 - "Добрый день"

 - с 17:00 до 20:00 - "Добрый вечер"

✔️Интонация

Как известно, результат восприятия нашего разговора зависит не столько от того, что мы говорим, как от того, как мы это говорим. Интонация должна быть дружелюбной и излучать заряд энергии.

✔️Правило 24 часов

Не получив ответа на свой звонок, помните, что ваш собеседник видит пропущенный вызов и имеет в запасе сутки для того, чтобы связаться с вами. Данное правило касается всех. Если вы также не могли ответить на телефонный звонок, найдите удобное время и перезвоните своему собеседнику в течение 24 часов. Так вы покажете свое уважение к звонившему человеку, соблюдая правила телефонного этикета

✔️Не надоедайте

Если ваш вопрос не срочный, не стоит набирать абонента несколько раз подряд, рекомендуется повторить попытку не раньше чем за 2 часа, а еще лучше – дождаться, когда вам позвонят.

✔️Не отрывайтесь

Есть, пить, курить или вообще параллельно общаться с посторонними людьми – это плохая идея. Если у вас есть другие дела лучше перенести разговор к более удобному моменту. Разговаривая по телефону, старайтесь ценить свое и чужое время.

✔️Позаботьтесь о тишине

Если во время телефонного разговора вы прогуливаетесь в торговом центре или находитесь рядом с маленькими детьми – отложите разговор. Ведь посторонние звуки и излишний шум не способствуют эффективной беседе, поэтому решить свои вопросы вам вряд ли удастся.

Деловой звонок

Планируя деловой телефонный разговор и рассчитывая на его успешный результат, следует помнить об основных законах такого звонка.

✔️Сообщение

Правила современного бизнеса этикета свидетельствуют о том, что прежде чем позвонить будущему собеседнику – стоит договориться о звонке заранее посредством сообщения. Благодаря этому вы сможете не только договориться о разговоре, но и кратко рассказать о цели своего делового звонка к человеку или партнеру по бизнесу.

Конечно, если вопрос нуждается в срочном решении или собеседник – достаточно близкий для вас человек, звонить можно и без предупреждения, однако следует быть готовым к тому, что вы совершаете вторжение в личное пространство, можете нарушить привычный распорядок своего знакомого или вообще не дождаться ответа.

✔️Время звонка

Согласно этикету, все рабочие моменты с использованием телефонного звонка следует решать исключительно в рабочее время человека с которым планируете разговор. В исключительных случаях – не ранее 8.00 и позже 20.00. А самые важные вопросы рекомендуется обсуждать в первой половине дня.

✔️Тетрадь и ручка

Совершая деловой звонок, следует всегда иметь под рукой инструменты для заметок. Это позволит при необходимости записать нужную информацию, не занимая свое время и время своего собеседника.

✔️Лаконичность – золотое правило делового звонка.

В Японии отдельные компании за неумение работника решать деловые вопросы в течение 4 минут – его увольняют. Поэтому старайтесь как можно более четко сформулировать свой вопрос, не отнимая много времени у собеседника. В случае, если ваш разговор все же должен быть долговременным, лучше договориться о личной встрече.

✔️Не используйте громкую связь

Использование громкой связи – это очень плохой жест, сразу вызывающий негативное восприятие. Такое поведение может подтолкнуть собеседника к мысли, что вам неинтересно его общение и вы занимаетесь другими, более интересными для себя делами, или вообще - позволяете другим слушать вашу беседу.

✔️Не извиняйтесь, а благодарите

Извинение за звонок в занятое время собеседника может негативно повлиять на результат разговора. Таким образом вы неумышленно заставляете собеседника думать о том, что разговор был пуст и не нужен. Лучшим вариантом будет благодарность за уделенное время. Например, можно сказать следующую фразу: "Спасибо за то, что нашли возможность поговорить и уделили мне свое время".

Видеозвонок

Чтобы не поставить собеседника в неудобное положение, планировать видео-разговор можно только в случае его согласия, заранее договорившись о времени беседы. Ну и конечно учитывать такие моменты как:

✔️Внешний вид

Вовсе не обязательно надевать лучший костюм, но ваш внешний вид должен быть опрятным и соответствовать типу звонка. Появляться на видео перед собеседником, во время делового звонка, в спортивном костюме или домашней одежде не стоит. Помните, во время такого разговора вас не только слушают, на вас еще и смотрят. Также рекомендуется позаботиться о хорошем освещении в комнате. Уберите лишние предметы, которые могут отвлекать собеседника.

✔️Улыбка

Приятная интонация и позитивное настроение играют важную роль во время видео разговора.

✔️Акцент на собеседника

Часто камера служит для нас зеркалом, а потому невольно мы можем отвлекаться на свое отражение. Не стоит любоваться собой или поправлять волосы во время разговора. Такие действия могут вызвать неприятные ощущения у того, с кем вы разговариваете.

Помните, что во время телефонного разговора вы прокладываете мост эмоциональной связи со своим собеседником. Поэтому каждому из нас важно стать более осведомленными в плане светского этикета, знать правила хорошего тона и уметь решать свои бизнес вопросы, соблюдая деловой этикет и законы телефонного звонка.